Word原稿でプレスリリース掲載を依頼するときの注意点

プレスリリースや企業告知記事を原稿支給で掲載依頼する場合、Word原稿で入稿するケースは多くあります。

Word原稿は、本文、見出し、画像挿入位置、リンク先URLなどを整理しやすい一方で、媒体側に伝えるべき情報が曖昧なままだと、確認の往復が増える原因になります。

本記事では、PR会社・広告代理店の担当者が、Word原稿でプレスリリース掲載を依頼するときに確認しておきたい注意点を整理します。原稿支給での全体的な流れは、原稿支給でプレスリリースを掲載する流れ｜Word入稿・画像・リンクの注意点でも解説しています。

Word原稿は、掲載判断しやすい形に整える

Word原稿で入稿する場合、媒体側が確認しやすい形に整えておくことが重要です。

本文だけが入っていても、タイトル、リード文、見出し、画像位置、リンク指定が分かりにくいと、掲載準備に進みにくくなります。

入稿前には、以下を確認しておきましょう。

• ✓ 記事タイトル案が明記されている
• ✓ リード文または概要が分かる
• ✓ 見出し構成が整理されている
• ✓ 本文中に公開しないメモが混ざっていない
• ✓ 画像挿入位置が分かる
• ✓ リンクを入れたい箇所が明確になっている
• ✓ クライアント確認済みの原稿である

Word原稿は、編集担当者や媒体側が内容を確認するための実務資料でもあります。掲載先が迷わず判断できるように、原稿内の情報を整理しておくことが大切です。

タイトル案と見出し構成を明確にする

Word原稿でよくある問題の一つが、タイトルや見出しの扱いが分かりにくいことです。

プレスリリース原稿には、企業側が希望するタイトル案がある一方で、媒体掲載時には文字数や表記ルールに合わせて調整が入る場合があります。

そのため、入稿時には以下を整理しておくと進行しやすくなります。

• ✓ 希望タイトル案
• ✓ サブタイトルやリード文
• ✓ H2相当の見出し
• ✓ 箇条書きや注釈の扱い
• ✓ タイトル調整の可否

タイトルを絶対に変更できない案件なのか、媒体側で多少調整してよい案件なのかを事前に確認しておくと、掲載前の認識違いを防ぎやすくなります。

本文中の注釈や社内メモを削除する

Word原稿には、クライアントや代理店側の確認メモが残っていることがあります。

たとえば、「ここは後で確認」「画像差し替え予定」「この表現は要相談」といったメモが本文内に残っていると、媒体側が公開対象の文章なのか判断しにくくなります。

入稿前には、以下を確認しましょう。

• ✓ 公開しないメモが本文に残っていない
• ✓ 赤字修正やコメントが残っていない
• ✓ 変更履歴が不要な場合は反映済みになっている
• ✓ 仮タイトルや仮URLがそのまま残っていない
• ✓ 公開不可情報が含まれていない

特に、Wordのコメント機能や変更履歴は見落とされやすい部分です。入稿前に最終版として保存し、公開対象の本文だけが残っているかを確認してください。

画像の挿入位置とファイル名を指定する

Word原稿に画像を貼り込んでいる場合でも、実際の掲載作業では画像ファイルを別途提出する必要があることが多くあります。

画像を使う場合は、Word本文内で「どの位置に、どの画像を使うのか」を分かりやすく指定しておくと、媒体側の確認が進みやすくなります。

確認したい項目は以下です。

• ✓ メイン画像の指定
• ✓ 本文中に入れたい画像の位置
• ✓ 画像ファイル名と本文内の対応関係
• ✓ キャプションの有無
• ✓ クレジット表記の有無
• ✓ 画像の利用許諾

たとえば、Word本文内に「画像1：商品画像」「画像2：イベント会場写真」のようにメモを入れ、提出ファイル名も対応させておくと実務上分かりやすくなります。

画像素材の準備については、プレスリリース掲載で画像素材を用意するときの基本でも詳しく整理します。

リンクURLは本文内で指定する

掲載記事にリンクを入れたい場合は、Word原稿内でリンク先URLを明確に指定しておく必要があります。

「このサービス名にリンク」「詳細はこちらにリンク」などの指示だけでは、媒体側がどのURLを設定すればよいか判断できない場合があります。

入稿時には、以下を整理してください。

• ✓ リンク先URLが確定している
• ✓ リンク先ページが公開済みである
• ✓ どの文言にリンクを入れるか明確である
• ✓ リンク本数が多すぎない
• ✓ リンク先内容と本文内容が矛盾していない
• ✓ sponsored や nofollow が付与される可能性を理解している

リンク先URLを確認するときの注意点は、掲載記事に入れるリンクURLを確認するときの注意点でも解説します。

表・箇条書き・装飾はシンプルにする

Word原稿では、表、太字、下線、色文字、吹き出し、複雑なレイアウトなどを使うことがあります。

しかし、ニュースサイトへの掲載では、Word上の装飾がそのまま反映されるとは限りません。媒体のCMSや表示ルールに合わせて、体裁が調整される場合があります。

入稿時には、以下の点を確認しましょう。

• ✓ 表が複雑すぎない
• ✓ 色文字や下線に意味を持たせすぎていない
• ✓ 箇条書きが読みやすく整理されている
• ✓ 画像化しないと伝わらない情報がない
• ✓ スマートフォン表示でも読みやすい構成か

表や装飾を多用した原稿は、掲載時に調整が必要になる場合があります。短納期で進めたい場合は、できるだけシンプルな構成にしておくと確認しやすくなります。

公開前校正の有無を確認する

Word原稿で入稿する場合でも、掲載前にクライアント確認が必要かどうかは事前に整理しておくべきです。

原稿支給型のプランでは、掲載前の顧客校正が含まれない場合があります。公開前に必ず確認したい場合は、掲載先に校正フローの有無を確認しておく必要があります。

確認したい項目は以下です。

• ✓ 掲載前校正が含まれるか
• ✓ 校正回数の上限があるか
• ✓ 校正によって公開日が後ろ倒しになる可能性があるか
• ✓ 軽微な体裁調整は媒体側に任せられるか
• ✓ 公開後の修正対応は可能か

公開前校正が必要な案件では、通常よりも進行に時間がかかる可能性があります。希望公開日が決まっている場合は、校正時間も含めてスケジュールを考えることが重要です。

Word原稿で入稿する前のチェックリスト

Word原稿でプレスリリース掲載を依頼する前に、以下を確認しておくと、掲載先とのやり取りがスムーズになります。

• ✓ 最終版のWord原稿になっている
• ✓ タイトル案が明記されている
• ✓ 見出し構成が整理されている
• ✓ 公開しないメモやコメントが残っていない
• ✓ 画像の挿入位置が分かる
• ✓ 画像ファイル名と本文内の指定が対応している
• ✓ リンク先URLが本文内で指定されている
• ✓ PR表記やリンク属性への理解がある
• ✓ 掲載前校正の有無を確認している
• ✓ 希望公開日と進行条件が明確になっている

原稿支給での入稿全体を確認したい場合は、原稿支給でプレスリリースを掲載するときの入稿チェックリストもあわせて確認すると、必要項目を整理しやすくなります。

原稿支給型がPR会社に向いている理由

Word原稿での入稿は、PR会社・広告代理店がクライアント案件を進行するうえで扱いやすい方法です。

クライアント確認済みの原稿をもとに掲載相談できるため、原稿作成から依頼する場合に比べて、確認範囲を整理しやすくなります。

また、毎月複数本の掲載案件がある場合、Word原稿の入稿ルールを決めておくと、原稿・画像・リンク・公開日の確認を標準化しやすくなります。

原稿支給型のニュースサイト掲載がPR会社に向いている理由は、原稿支給型のニュースサイト掲載がPR会社に向いている理由でも詳しく整理します。

NEW'S VISIONで相談できること

NEW'S VISIONでは、PR会社、広告代理店、制作会社、企業広報担当者向けに、プレスリリースや企業告知記事の掲載相談を受け付けています。

完成原稿・画像素材・リンク先URLをご支給いただく形で掲載したい場合、編集部による整文や見出し調整を希望する場合、継続的に掲載URLを用意したい場合など、案件内容に応じて複数のプランをご案内しています。

通常掲載は33,000円（税込）〜、編集部サポートプランは55,000円（税込）〜でご相談いただけます。また、PR会社・代理店向けに、月額110,000円（税込）で毎月5本までご相談いただけるサブスク月5本パックもご用意しています。

サブスク月5本パックでは、素材・掲載条件が揃った原稿について、原稿支給から3営業日以内を目安に掲載進行します。毎月複数本の掲載URLを安定して用意したい場合に、1本ごとの見積もり・請求確認の手間を減らしやすいプランです。

ただし、3営業日以内は条件を満たした場合の目安であり、掲載を保証するものではありません。掲載可否、公開日時、料金、進行方法は、原稿内容、画像素材、リンク先URL、編集部の確認状況により個別に判断します。

まとめ：Word原稿は、掲載先が判断しやすい形に整える

Word原稿でプレスリリース掲載を依頼する場合は、本文だけでなく、タイトル案、見出し、画像挿入位置、リンク先URL、公開希望日、校正の有無を整理しておくことが重要です。

コメントや変更履歴、公開しないメモが残っていると、掲載先との確認の往復が増える原因になります。

PR会社・広告代理店の実務では、Word原稿の入稿ルールを整えることで、原稿支給型のニュースサイト掲載を進めやすくなります。掲載先の選び方全体を確認したい場合は、親ハブ記事のクライアント報告に使えるプレスリリース掲載先の選び方も参考になります。